Większość z nas od jakiegoś czasu od jakiegoś czasu dostaje dużo maili m.in z prośbą o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. Maile te pochodzą od serwisów internetowych, portali oraz wszędzie oraz usługodawców, u których zakładaliśmy konto lub zapisaliśmy się do newslettera.

Wszystko dlatego, że zaczęło obowiązywać Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Reguluje ono prawo, które będzie obowiązywać w całej Unii Europejskiej i dotyczyć będzie dotyczyć wszystkich branż oraz rodzajów działalności.

Nowe przepisy zmieniają także zasady tworzenia i rozsyłania newsletterów. Wielu ludzi może być z tego powodu zadowolonych, ponieważ w łatwy sposób będzie się można wypisać z baz danych.

Zasady korzystania z newslettera od wprowadzenia RODO

Bardzo wielu przedsiębiorców prowadzących swoje interesy za pomocą internetu chce poinformować swoich klientów o nowościach i promocjach. W tym celu firma wykorzystuje między innymi newsletter, który jest formą marketingu.

Właściciel lub administratorzy stron i portali internetowych powinni wiedzieć, że to na nich ciąży obowiązek wykazania, że dysponują odpowiednią podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych swoich użytkowników np., kiedy wysyłają im newslettery. Każdorazowo administrator danych będzie musiał wykazać, że posiada zgodę użytkownika na przesyłanie mu newslettera.

Firma przy projektowaniu formularzy, za pośrednictwem których może się z nią skontaktować klient, w tym za pośrednictwem których klient podaje swoje dane osobowe, powinna mieć na względzie kilka podstawowych zasad wynikających z RODO.

ZGODNOŚCI Z PRAWEM, RZETELNOŚCI I PRZEJRZYSTOŚCI

Klient powinien dokładnie wiedzieć jakich danych firma potrzebuje. Formularz zbierający dane powinien być sformułowany prostym językiem, jasno i czytelnie, powinien także dokładnie określać cel przetwarzania danych osobowych.

OGRANICZENIA CELU

Jeśli klient podaje nam adres e-mail w celu rejestracji konta, to w tym celu możemy go wykorzystać. Chcąc wysyłać newsletter na ten adres powinniśmy odebrać od klienta dodatkową zgodę, np. prosząc go o zaznaczenie odpowiedniego checkboxa. Bez odebrania takiej zgody od klienta nie będziemy mogli umieścić jego adresu e-mail w bazie wysyłki newslettera oraz innych wiadomości handlowych.

ZASADA MINIMALIZACJI DANYCH

W praktyce oznacza to, że np. w przypadku formularzy zamówień w sklepach internetowych, niezbędnymi z punktu widzenia przedsiębiorcy chcącego zrealizować zamówienie, będą takie dane klienta jak imię i nazwisko, adres e-mail, adres dostawy, numer telefonu. Działaniem niezgodnym z RODO w zakresie minimalizacji danych będzie zbieranie przez przedsiębiorcę w takiej sytuacji większej ilości danych, np. numeru PESEL czy daty urodzenia klienta składającego zamówienie.

ZGODY NA PRZETWARZANIE DANYCH

Po 25 maja treść zgody na przetwarzanie danych powinna być napisana prostym, zrozumiałym dla odbiorców językiem. Powinna także dokładnie określać cel przetwarzania danych, a użytkownik mieć możliwość odwołania zgody w każdym czasie. Checkboxy, za pomocą których użytkownik wyraża zgodę powinny być domyślnie odznaczone, tak by administrator danych miał pewność, że wyrażenie zgody przez użytkownika było działaniem świadomym i dobrowolnym.